Superhosting

Kick-off, congrès, séminaire, colloque (online ou présentiel): Comment faire pour que votre rassemblement marque les esprits et incarne les valeurs de votre organisation

Le superhosting est une forme de prestation tout à fait unique, mêlant le conseil, la facilitation et la mise en scène pour votre événement. L’intervention se déroule en quatre questions/ étapes

1. L’intention. Identifiez le“Pourquoi?”

Pour quelle(s) raison(s) vous organisez ce rassemblement? C’est la première question que nous allons vous poser. L’intention regroupe tout ce que vous souhaitez qu’il puisse se produire. Pourquoi les gens y viendraient? Qu’en attendraient-ils? Que voulez vous qu’il se passe ce jour là? Avec quoi les gens doivent repartir? Entre le département communication, le directeur et un product manager, les raisons pour lesquelles vous organisez cet événement peuvent être différentes, voire pas du tout exprimées. La première étape sera donc d’organiser une réunion d’alignement entre les “parties prenantes” de l’événement.

“En cohérence avec notre nouvelle gouvernance, il était nécessaire de donner plus la parole à la base qu’à la direction. Vos conseils et approche ont été exactement dans ce sens. Merci d’avoir traduit nos intentions en actes lors de notre événement annuel qui nous a formidablement boosté”  Tiziana, communication interne à la Croix Rouge de Belgique. 200 personnes.

2. Les animations. Sortir du protocole, comment faire?

Par habitude, manque d’idée ou d’expertise, l’agenda est trop souvent dicté par des contraintes: traiteur, une salle ou un speaker. Le programme est établi en réaction plutôt que de vrai choix. Le superhost soigne les besoins de votre assemblée: créer du lien, faire participer les gens, soigner l’atmosphère:  Icebreakers, Mots pop-corn, Impro, Discours de témoins, Pecha-kucha…Le superhost vous aide à y voir plus clair avec des solutions légères d’un point de vue technologique

Congrès politique: « Donner la place aux jeunes », entourés de Martin Ophoven et Aline Janssens (superhôtes)

3. L’hôte. Un rôle (in)visible et crucial

Il y a la personne qui invite (les mariés pour un mariage 😉 et puis on fait appel traditionnellement à une personne externe, un journaliste, un comédien (un maître de cérémonie). Un Superhost cela a un impact sur votre communauté de participants. Quand vous choisissez cette personne, soyez conscient du phénomène d’identification. Une personne sur scène a un effet sur les personnes assises. Plus l’enjeu est important et sérieux, plus vous avez intérêt à avoir un superhost qui pourra faire descendre la pression. Notre conseil: optez pour une présence qui libère.

“Les témoignages qui ont été partagés, de manière authentique et inhabituelle pour notre secteur d’activité et notre culture d’entreprise contribuent à libérer une parole authentique dans notre management.” Diversity Week @BNP Parisbas Fortis sur la worklife balance

4. L’après-event. Et maintenant on fait quoi?

À la fin d’un événement les gens repartent chez eux. Le rassemblement est fini. On distribue les take-aways, les goodies, les cadeaux, on se dit au revoir, …Et après? À l’année prochaine? On se voit lundi? Quelle promesse ou invitation est formulée, quel nouveaux rendez-vous avez vous pris, fixé avec l’assemblée? Nous constatons que peu d’organisateurs pensent à l’après-événement. “C’était déjà assez de boulot” pourrait-on penser? Et c’est vrai, c’est du boulot! Pourtant ce petit effort de penser à “la suite” dès le début, va faire une différence importante: Comment conclure? S’assurer que le contenu des échanges sera utilisé. Que va-t-on faire des conclusions des workshops? Quel est le prochain rendez-vous? Que vos conclusions soient en accord avec vos intentions (point 1): Si vous avez demandé un avis, c’est pour en faire quelque chose.

« A la fin d’une journée sur le thème du changement, et pour aider les participants à aller vers l’inconnu, votre intervention a permis à tous de profiter d’une dernière opportunité pour faire mieux connaissance et être sur de repartir avec un contact activable” Laurent de l’Université de Namur, partenaire de La Fabrique du changement, une initiative portée par CAP Infini, le BEP, le TRAKK, HEC Liège, l’armée belge et la Ville de Namur.

Comment s’y prendre? Le superhôte vous conseille

Plus tôt vous impliquez un expert dans les préparatifs, plus la marge de manoeuvre est grande. Idéalement: AVANT l’envoi de l’invitation. Nous travaillons main dans la main avec les régisseurs, catering pour régler des détails qui feront la différence.Le superhote vous aidera a répondre à questions suivantes:

• Comment choisir et installer un lieu?
• Qui prend la parole pour dire quoi?
• Comment aider les orateurs à préparer leur intervention?
• Quels moments de networking pour y faire quoi?

Votre Superevent est a portée d’email: mailATmartinophoven.pro