5 Conseils pour votre réunion « stakeholders »

Clients, fournisseurs, voisins, membres du personnel, membres de la famille,… Littéralement, la « réunion des parties prenantes » rassemble des personnes d’horizons variés qui gravitent autour d’une entreprise ou d’une organisation et qui sont affectés par celle-ci, mais qui sont rarement consultés.

P1060709Pourquoi faire? Une réunion des stakeholders est un rassemblement pour parler plus largement de l’activité. Les points de l’agenda sont différents que lors de CA, AG ou Steering committe, verrouillées par leurs objectifs opérationnels. Il serait bien scolaire de tenir une réunion sur un mode « ordre du jour », car on est plus sur un niveau « qualitatif ». Sur la forme, vous êtes très libre puisqu’il n’y a, à ma connaissance, pas d’obligation légale sur ces réunions.

Voici quelques conseils pour tenir une réunion des stakeholders.

  1. Invitez la différence! Ne vous fatiguez pas à réunir les « responsables », les x niveaux hiérarchiques et tous les chefs de division. Veillez à inviter la diversité…. pas la représentativité. Que soient présents les genres en proportion harmonieuse (50-50), les experts et les non-experts (50-50), des jeunes, des seniors, des diplômés, des non-qualifiés. C’est la différence des individus qui fera la richesse d’une réunion, pas son harmonie de cravate.
  2. Ecoutez! (Inversez le gueulophone…) Taisez-vous! Posez les questions qui vous préoccupent et écoutez. Clarifiez bien cela avec les éventuels membres de la hiérarchie qui assisteraient et tenteraient de répondre à tout. N’essayez pas de répondre, mais essayez de comprendre, soyez curieux.
  3. Place à l’informel. Dans votre programme de réunion, prévoyez de larges moments où l’informel est structuré et mis à profit, notamment pour servir le conseil no2 (l’écoute). L’accueil café, de larges pauses, un repas en petites tables seront des temps précieux. En plus, manger et parler, quel plaisir! Veillez au confort de l’endroit. Aménagez le comme un espace agréable. Evitez les codes trop formel, tels que les écrans, la technologie, la hiérarchies ou les titres.
  4. L’espace: Choisissez une salle de réunion plus grande que d’habitude. Installez-y un buffet. Ayez une vue sur l’extérieur. Que ces réunions incarnent ce que vous recherchez dans ce démarche: de l’ouverture, de la participation, de la hauteur, de la qualité. Au centre, installez un cercle de chaise avec le nombre exact de chaises par participant.
  5. Déterminez une personne qui va mener la conversation, respecter le temps, les étapes. Ces réunions doivent être préparées avec une intention claire, ce qui vous offrira de la souplesse pour évoluer sereinement.

En créant du lien avec des personnes extérieures, votre « éco-système organisationnel » s’ouvre et se dynamise. En réalité, il ne s’agit pas d’une réunion, mais d’un rendez-vous qualitatif que vous mettez en place pour rester ouvert. Soignez vos invités, remerciez les. Une démarche stakeholders implique une responsabilité vis à vis des personnes conviées, les informer des conclusions, les remercier pour leur temps mis à disposition et vous l’avez deviné… les réunir à nouveau.


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